L’abécédaire de l’organisateur 

Que faut-il inclure dans le cahier des charges (plus communément appelé le « brief »)

Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement

Boileau

A comme anticipation

S’y prendre à l’avance, c’est s’assurer que les meilleures solutions sont bien disponibles. Il n’y a rien de pire que de devoir se contenter de ce qui reste.

Les opérations de grande envergure mobilisent des moyens de transport et d‘hébergement en nombre limité. Il faut bien souvent s’y prendre un an à l’avance pour s’assurer de leur disponibilité.

Un voyage de motivation réussi doit s’appuyer sur un ensemble de prestations originales et parfois rares (moyens de transports exclusifs, privatisation de sites originaux, activités « choc », artistes choisis…). Premier arrivé, premier servi !

S’y prendre à l’avance, c’est aussi s’assurer d’obtenir les meilleurs tarifs. Ce dernier point est d’autant plus vrai que les compagnies aériennes – voire même les hôtels – pratiquent le yield management : à mesure que l’avion se remplit, le prix augmente, une règle à la Archimède en quelque sorte.

Anticiper enfin, c’est la garantie de tout prévoir jusqu’au moindre détail, de bien définir le rôle de chacun et d’effectuer les repérages nécessaires à garantir un programme fluide et sans faille.

Et puis, il vaut mieux bien préparer les participants. Ce qu’avait omis de faire l’un de nos clients qui avait convié une dizaine de ses plus proches collaborateurs – des cadres de haut niveau – à un raid en pleine nature sans les prévenir. Le costume cravate sous la tente et sous la pluie a laissé un gout amer…

C comme ciblage

Il est important de bien définir la typologie des participants.

S’agit-il de collaborateurs de l’entreprise ou de participants externes. Dans ce dernier cas, s’agit-il de couples ? Il n’est pas mystère que des hommes ou des femmes n’ont pas la même approche d’un voyage s’ils sont seuls ou bien accompagnés de leur conjoint ou partenaires. Ces derniers n’ont d’ailleurs pas toujours grand-chose à faire de l’esprit de l’entreprise invitante, n’en faisant pas partie et n’ayant rien à lui prouver sinon de la gratitude d’avoir été invité.

Indiquer l’âge moyen ou faire état de la disparité des âges permet d’adapter le programme. Connaitre la fonction des participants au sein de l’entreprise permet aussi d’avoir une meilleure idée de ce qui peut leur être proposé.

Le domaine d’activité du client est primordial. Une équipe de commerciale d’un grand fabricant de parfum n’aura pas les mêmes affinités qu’un groupe de techniciens du BTP.

D comme dates

Attention aux dates incompatibles avec la saisonnalité des destinations.

L’ile de Ko Samui en Thaïlande en plein mois de novembre, c’est possible mais avec un bon parapluie.

Un bain de soleil à midi sur un glacier islandais en février, c’est possible mais avec de bonnes lampes UV.

D comme destination 

Tout est question d’équilibre. La destination ne fait pas tout. Encore faut-il que le programme soit rythmé, original et adapté à la population.

Parcourir la route des vins de domaines en domaines, en Afrique du Sud en voitures de collection a autant de chance d’avoir du succès auprès d’un public de jeunes commerciaux dans l’électroménager qu’une partie de foot contre l’équipe locale du village de Koprivchtitsa en Bulgarie auprès d’un groupe de commerciales dans le domaine de la mode.

Les pays lointains sont toujours de formidables pourvoyeurs de rêves et sont des facteurs indéniables de réussite en matière de motivation du personnel. Cependant, la France et l’Europe voient aujourd’hui leur attrait augmenter et pas uniquement pour des raisons budgétaires. La proximité implique une moindre empreinte carbone et rend les voyages plus compatibles avec les préoccupations QSE des entreprises. La proximité laisse aussi plus de place au contenu du voyage, une destination long courrier aura un impact plus important sur la durée d’absence des collaborateurs sur le lieu de travail.

Si l’on ajoute les révolutions, les attentats, les soubresauts géopolitiques en tous genres, choisir une destination qui offre toutes les garanties en matière de sécurité et de stabilité est devenu délicat.

D comme durée 

Un programme intense vaut plus que dix programmes délayés.                        

N. PONCELET

H comme historique

On distingue deux types de « brief»,  les « briefs » fermés et les « briefs »  ouverts.

Les premiers sont précis quant à la destination recherchée les derniers laissent à l’agence le choix des destinations les plus adaptées aux autres éléments du « brief ».

Il est dans ce cas très important d’indiquer précisément à l’agence les destinations déjà pratiquées par la population objet du « brief » en vigueur afin d’éviter les doublons.

O comme objectif

Quel est l’objectif de l’entreprise lorsqu’elle organise un voyage de récompense ?

S’agit-il d’organiser un voyage incentive pour : 

  1. Récompenser une force de vente à l’issue d’un challenge commercial
  2. Récompenser un comité de direction à l’issue d’une année intense
  3. Stimuler des cadres en perte de motivation
  4. Réunir ses troupes après une fusion entre services ou filiales.
  5. Réunir ses troupes pour présenter les perspectives, les objectifs et en profiter pour resserrer les liens
  6. Fêter les 50 ans de l’entreprise
  7. Remercier des clients pour leur fidélité

L’objectif du voyage conditionne nombre de prestations à prévoir ou à éviter. Il est indispensable que le « brief » indique très clairement les intentions du client. 

T  comme Team building ou cohésion d’équipe

On confond parfois team building et voyage incentive.

Par essence le team building a pour objectif de créer des liens entre les participants afin de donner à des collaborateurs qui travaillent ensemble, sans réellement se connaître ou même se côtoyer, un véritable esprit de corps. Ainsi, mettre de l’huile dans les rouages des rapports humains en facilitant les échanges et faisant vivre des émotions communes au travers d’activités fortes et originales va concourir à souder des éléments plus ou moins disparates pour former de véritables équipes à même d’atteindre des objectifs communs, qu’ils soient quantitatifs ou qualitatifs, dans l’intérêt de l’entreprise.

Même si le terme a un sens beaucoup plus large, on parle aujourd’hui d’un teambuilding pour désigner une activité ludique qui donnera l’occasion au public visé d’échanger ou de s’unir autour d’un projet commun pour améliorer la cohésion d’équipe. Stimuler la créativité de vos collaborateurs, leur faire révéler leur ingéniosité et des savoirs faire insoupçonnés, leur faire gouter le plaisir de l’effort partagé… chaque activité joue sur des ressorts différents mais doit toujours – c’est la philosophie de notre agence – intégrer la notion de plaisir. Marcher sur un lit de braise ou sauter au bout d’un élastique sans en avoir l’envie comme les entreprises ont pu le proposer à leurs collaborateurs dans les années 90 n’a eu pour effet que de créer des traumatismes irréversibles et même, parfois, faire connaitre aux dirigeants eux-mêmes des expériences d’échec difficile ensuite à contextualiser en milieu professionnel.

Un voyage bien ficelé est en soi une opération de team building à part entière car permet indéniablement de créer du lien. Ainsi le programme d’activités d’un voyage incentive est aussi sinon plus important que la destination elle-même. À quoi bon organiser un incentive si c’est pour proposer à ses collaborateurs de se faire frire tout un séjour sur une plage de l’océan indien alors qu’ils pourraient savourer le spectacle de lionnes en pleine partie de chasse dans la brousse Tanzanienne, faire la fête dans un riad à Marrakech ou prendre un repas inoubliable sur la Grande Muraille de Chine… il est essentiel de créer des émotions qu’ils ne pourraient pas connaitre à titre privé

Nos conseils

Profitez du voyage pour communiquer directement avec vos invités et restez proche d’eux

Évitez les grandes distances en car pendant le séjour

Privilégiez les transferts à pied, à vélo, en ebike ou même en transports en commun

Prévoyez une action de teasing avant le départ pour susciter la curiosité des participants

Privilégiez les activités non polluantes et incluez au moins une activité formatrice

Mettez toujours en valeur les participants

Qu’est-ce que le voyage incentive ?